Efektívne, jednoducho,
prehľadne

Nastavenie inštancie a prístupov

• Vytvorenie a nastavenie inštancie (logo, vizuál formulárov, vizitka a podpis pod emailom, uvítacie texty);
• Vytvorenie/ nasadenie grafického návrhu titulnej stránky pre dotačné programy;
• Vytvorenie rôznych úrovní prístupu pre nadriadených/ manažérov/ tímy a sprostredkovateľský orgán a ich priraďovanie k jednotlivým programom;
• Konfigurácia a definovanie skupín používateľov s odlišnými úrovňami prístupu (napr. v prípade prístupu spolupracovníkov k žiadostiam/ podporeným projektom);
• Odosielanie pozvánok používateľom s požiadavkou na udelenie súhlasu podľa GDPR.
• Riešenie pre viacero rolí pre jedného užívateľa (napr. žiadateľ môže mať rolu aj hodnotiteľa)
• Nasadenie personalizovanej úvodnej stránky podľa grafického dizajnu klienta do externej časti systému pre jednotlivé fázy programu (informácie o výzve (zásady/ pravidlá), timeline a pod.

Správa rôznych dotačných výziev/programov

• Vytváranie dotačných výziev/ programov;
• Vytvorenie nadradených (parent) programov, pod ktoré patria ďalšie podprogramy (umožňuje ich prepojenie a správu v hierarchickej štruktúre);
• Konfigurácia nadradeného programu (tzv. “nadprogram”);
• Definovanie „nadprogramu“ s nadradeným formulárom (nadprogram zahŕňa skupinu programov, ktoré je možné neskôr administrovať spoločne ako celok, napr. v proces hodnotenia);
• Vytvorenie vlastného formulára pre definovanie požiadaviek a limitov stanovených programom;
• Otvorenie viacerých programov paralelne;
• Automatické uzatvorenie programu ku dňu uzávierky v konkrétnu hodinu (napr o 15:00, resp. 23:59);
• Prepájanie jednotlivých programov/ výziev (napr. ak je potrebná akreditácia a až následne predloženie žiadosti);
• Vytvorenie programu/ výzvy pre vybraných žiadateľov na základe IČO (resp. zamedzenie prístupu vybraným žiadateľom podľa IČO)
• Možnosť nastavenia rôznych typov podmienok/ obmedzení v rámci programu (napr. jedno IČO – max jedna žiadosť);
• Import dát do konkrétnych programov;
• Vyhľadávanie vo vlastných datach (t.j. v interných dátach klienta, ktoré sú uložené/ nahraté do systému);
• Rozšírenie vlastných dát – umožňuje dopĺňanie nových položiek/ polí do existujúcich dát v systéme, a to buď ako formuláre na manuálne zadávanie údajov, alebo ako vzorce na automatický výpočet hodnôt z iných dát.

Tvorba personalizovaných formulárov

• Umožňuje tvorbu neobmedzeného počtu personalizovaných formulárov v rámci konkrétneho programu (napr. formuláre pre žiadosti o zmenu rozpočtu, termínu ukončenia projektu, formulár pre čerpanie podpory, monitoring, priebežné správy, správu o priebehu obstarávania a pod.);
• Formuláre je možné tvoriť pre žiadateľov (napr. doplnenie údajov o priebehu série verejných obstarávaní, doplnenie údajov);
• Formulár môže mať charakter zmenového formulára (t.j. po vyplnení formuláru sa žiadateľovi zobrazí identický formulár s nasledovným poradovým číslom);
• Vyplnenie formuláru je možné nastaviť v systéme podľa potreby – v ktorejkoľvek fáze procesu;
• Notifikovanie manažéra o vyplnení formulára, notifikácia žiadateľa o stanovisku manažéra;
• Formulár je možné schváliť, vrátiť na úpravu/ doplnenie, zamietnuť;
• Údaje z ktoréhokoľvek formulára je možné načítať do šablón, resp. iných formulárov (napr. údaje z formulára žiadosti o zmenu je možné načítať do formulára záverečnej správy.

Notifikácie

• Hromadné odosielanie notifikácií / výziev žiadateľom;
• Tvorba hromadných notifikácií podľa zdrojového kódu (napr. podporených žiadateľom, všetkým registrovaným žiadateľom;
• Systémové notifikácie žiadateľom: zasielanie notifikácie o prijatí žiadostí, o zaslaní výzvy, o prijatí doplnenia dokladov na výzvu, o otvorení žiadosti na doplnenie, odoslanie žiadostí – na hodnotenie hodnotiteľom;
• Notifikácia neúspešných/ vyradených žiadateľov/ resp. o zaradenia do “zásobníka” viazaná na stav žiadosti;
• Automatické nastavenie notifikácie textov s predefinovanými kódmi;
• Možnosť úpravy textov v predefinovaných notifikáciách.

Tvorba exportov a export dát

• Tvorba personalizovaných exportov;
• Export údajov v xlsx, resp. csv. (údaje uvedené vo formulári, resp. z procesu hodnotenia/ schvaľovania/ vyžiadania doplňujúcich údajov a pod.).
• Umožňuje sledovanie priebehu a stiahnutie finálnych výsledkov hlasovania prostredníctvom troch typov predefinovaných exportov: a) počet hlasujúcich (priebežne aj finálny),
• b) počet hlasov pridelených jednotlivým projektom (priebežne aj finálny)
• c) export demografických údajov o hlasujúcich (vek, pôsobenie, zdroj informácií a pod.)

Prijímanie žiadostí o dotácie – systematizácia kontaktov a žiadostí

• Viacjazyčné formuláre (podpora pre viacero jazykov);
• Automatické načítanie a integrovanie údajov z centrálneho registra – po zadaní IČO žiadateľom
• Konfigurácia parametrov/ požiadaviek pre vyhľadávanie podľa IČO: „whitelist a blacklist“ (napr. zoznam IČO, ktorým bude/ nebude umožnené napr. uchádzať sa o dotáciu,
• Vytvorenie personalizovaných formulárov na mieru (žiadosť, priebežná/ záverečná správa, formuláre za účelom doplnenia údajov) pre jednotlivé programy;
• Formuláre sú tvorené zo spektra formulárových položiek (podľa požadovanej odpovede), ktoré môže manažér programu priraďovať, resp. odoberať, upravovať ich znenie, dopĺňať vysvetľujúce texty;
• Prepojenie viacerých formulárov (pre potreby akreditácie a následného prijímania žiadostí);
• Tvorba formulárov z celého spektra formulárových položiek (priamo manažérom programu). Priamo manažér môže: – priraďovať/ odoberať/ upravovať formulárové položky, tvoriť ich znenie/ dopĺňať vysvetľujúce texty;
• nastavovať podmienky a limity v položkách/ textových poliach;
• tvorba výberových vetiev vo formulároch (rozchodníky);
• možnosť tvoriť popup okná a popup sekcie;
• rozšírený editor textu (WYSIWYG editor)
• konfigurácia minimálnej a maximálnej hodnoty bunky číslom, pomocou vzorca alebo výrazu;
• nastavovať požiadavky k rozpočtom viazané počas vypracovavania ročných správ,
• nastavovať kontrolu presunu finančných prostriedkov do ďalšich rokov, a pod;
• vytvoriť rôzne formáty reálneho čerpania podľa typu položky a specifické limity pre tieto ukony;
• možnosť využívať číselníky vo formulároch;
• možnosť tvoriť a zadávať podmienky v dokumentových šablónach;
• možnosť vytvárať a používať vlastné šablóny pre formulárové prvky;
• tvorba číselníkov, možnosť hromadného vloženia údajov a automatické prepojenie nadradených čísleníkov vo fvormulári;
• manuálne generovanie preview PDF pre formuláre.
• Vytvorenie prístupu k žiadosti oprávnenej osobe (môže žiadosť editovať);
• Prijímanie žiadostí o dotáciu, priebežných/ záverečných správ, doplňujúcich formulárov;
• Možnosť otvorenia žiadosti o dotáciu na doplnenie (systém zaznamenáva dátum pôvodného) aj opakovaného odoslania);
• Sledovanie časového limitu 72h pro doplnení žiadosti a jej prípadné automatické uzavretie, pokiaľ k doplneniu nedôjde (prepojenie na vlastný formulár „Formálna kontrola“ vykonaná manažérom;Vyhľadávanie žiadateľov, projektov;
• Vkladanie info textov pre žiadateľov (kľúčové informácie o výzve pre žiadateľov, s odkazmi na kompletné znenie);
• Tlač vybraných sekcií z formulára;
• Tlač, komprimovanie formulárov, resp. stiahnutia v pdf;
• Stiahnutie predložených žiadostí s prílohami v pdf;
• Kopírovanie/ zdieľanie vytvorených formulárov;
• Vkladanie oznamov do formulárov;
• Vkladanie príloh do formulárov;
• Elektronický podpis žiadostí prostredníctvom SIGNI, KEP, resp. cez UPVS Slovensko.sk
• Možnosť vkladania žiadostí do výzvy priamo zástupcami objednávateľa;
• Skryť šablóny formulárov (na úrovni žiadostí a hodnotení) tak, aby neboli viditeľné ďalším používateľom

Získavanie doplňujúcich údajov prostredníctvom doplnkových formulárov

• Vytvorenie neobmedzeného počtu personalizovaných formulárov
• Umožňuje určiť ich zobrazenie podľa cieľovej skupiny: A) prístupné len pre manažérov a B) prístupné žiadateľom, c) prístupné hodnotiteľom, resp. d) kombinácii A) a C).
• Doplňujúce formuláre môže plniť rôzne funkcie: získavanie údajov od žiadateľov alebo žiadatelia informujú manažérov o zmene (napr. oznámenie o zmene, resp. podanie žiadosti o zmenu atď.). Formuláre prístupné manažérom zvyčajne slúžia pre účely evidencie údajov o projekte (napr. zaznamenanie výsledkov z administratívno-finančnej kontroly a pod.)
• Doplňujúce formuláre prístupné žiadateľom umožňuje systém schváliť, vrátiť na úpravu/ doplnenie, zamietnuť.
• Vyplnenie formuláru je možné nastaviť v systéme podľa potreby – v ktorejkoľvek fáze procesu;
• Notifikovanie manažéra o vyplnení formulára, notifikácia žiadateľa o stanovisku manažéra;
• Export dát zo všetkých typov dodatočných formulárov do zmlúv/ exportov.

Hodnotiaci proces – sprístupnenie projektov na zvažovanie komisii/občianskej rade

• Vytvorenie prístupu hodnotiteľom/ členom komisie;
• Samostatný prístup/ nezávislá registrácia posudzovateľov s registračným formulárom (neskôr s následných schvaľovaním a možnosťou vytvorenia zmluvy). Zahŕňa:
• vytvorenie vlastného registračného formulára špeciálne pre hodnotiteľov;
• vytvorenie profilového formulára pre hodnotiteľov (vypĺňanie údajov priamo hodnotiteľmi);
• vytvorenie profilového formulára pre členov hodnotiacich komisií;
• vytvorenie vlastného formulára za účelom zaznamenávania dodatočných údajov o používateľoch (t.j. informácií, ktoré nie sú súčasťou štandardných polí používateľského profilu).
• Hodnotenie žiadostí na základe definovaných kritérií (pričom každý program/ výzva môže mať iné kritériá);
• Zámerné, resp. náhodné priraďovanie projektov hodnotiteľom (podľa dohodnutých parametrov napr. expertíza alebo stret záujmov);
• Nastavenie hodnotenia na výpočet súčtu/resp. priemeru bodov za jedno hodnotenie, resp. výpočet priemeru/ súčtu bodov všetkých hodnotení;
• Nastavenie možnosti 3. hodnotenia v prípade, keď sa 2 predchádzajúce hodnotenia líšia o 30 % a viac;
• Systém vygeneruje finálnu bonitu „zhraním“ údajov zo všetkých hodnotení (celková bonita, ďalej bonita, ktorú mu udelili jednotliví hodnotitelia, bonita dosiahnutá v jednotlivých kritériách);
• Možnosť zadať automatické kritériá hodnotenia s preddefinovanou váhou pre konkrétne kritérium
• Automatické prepočítanie existujúcich hodnotení (v prípade potreby);
• Sprístupnenie žiadostí len na prezeranie;
• Export hodnotení hodnotiteľov (ich poznámok);
• Tlač žiadostí pro hodnotiteľov, resp. stiahnutia v pdf;
• Stiahnutie hodnotení v pdf;
• Poskytnutie spätnej väzby žiadateľom (napr. v ktorých kritériách dosiahli najnižší počet bodov).

Schvaľovací proces

• Po finalizácii hodnotenia systém automaticky vytvorí prehľad žiadostí podľa výsledkov hodnotenia;
• Umožňuje usporiadať ohodnotené žiadosti podľa počtu získaných bodov, resp. iných kritérií;
• V prípade, že komisia zníži schválené sumy, umožňuje vloženie upravenej/ zníženej sumy;
• Umožňuje vloženie záv. stanoviska hodnotiacej komisie napr. formou identity ďalšieho hodnotiteľa (vkladal by zástupca objednávateľa);
• V prípade, že požadované sumy sú schválené v plnej výške, systém automaticky vyplní schválené sumy – na základe sumy z celkového rozpočtu;
• Umožňuje postupné schvaľovanie žiadostí v programe/ výzve.
• Priame schvaľovanie žiadostí (t.j. bez hodnotiteľov)
• Umožňuje evidenciu žiadostí „do zásobníka“.
• Umožňuje hromadné prepnutie žiadostí do stavu podporené/ zamietnuté na konci hodnotiaceho procesu

Zapojenie verejnosti do hlasovania cez SMS

• Systém umožňuje hlasujúcemu hlasovať z jedného tel. čísla len jeden raz.
• Jednorazové hlasovanie (hlasujúci môže hlasovať z jedného telefónneho čísla iba raz. Hlasovanie je možné obmedziť len pre tel. čísla so slovenskou/českou predvoľbou)
• Možnosť výberu medzi jednostupňovým a dvojstupňovým hlasovaním (napr. najprv hlasovanie za občianske projekty, následne za zadania pre mesto).
• Nastavenie počtu projektov, za ktoré je možné hlasovať. Hlasujúci môže svoj hlas viacerým projektom – podľa vášho zadania (minimálny a maximálny počet projektov). Minimálny a maximálny počet hlasov je voliteľný;
• Prepnutie inštancie do II. fázy procesu – Verejného hlasovania;
• Výber z viacerých hlasovacích widgetov podľa potrieb klienta (widgety môžu byť anonymné, resp. umožňujú zbierať rôzne údaje – napr. vek, email, tel. č., odkiaľ sa hlasujúci dozvedel o programe a pod.);
• Podporuje transparentnosť procesu hlasovania tým, automaticky aktualizuje počet hlasov a priebežne zobrazuje celkový počet získaných hlasov pre konkrétny projekt;
• Priebežný prehľad o zapojení verejnosti do hlasovania prostredníctvom troch typov predefinovaných exportov.
• Zverejnienie výsledkov
• Automatické ukončenie hlasovania o 23:59:59;
• Prepnutie inštancie do III. fázy procesu – Výsledky hlasovania;
• Po ukončení hlasovania, systém vytvorí poradie projektov podľa počtu získaných hlasov od najvyššieho počtu po najnižší;
• Označenie „úspešných“ projektov, ktoré získajú dotáciu.

Generovanie zmlúv

• Generovanie zmlúv vo formáte pdf/word/odt podľa šablóny;
• Odoslanie vygenerovaných dokumentov – hromadne/ jednotlivo na mail žiadateľov (registrovaných, kontaktné osoby a štatutárnych zástupcov v žiadosti);
• Možnosť importovania dát z formulárov žiadostí, resp. schválenej sumy, z doplňujúcich formulárov;
• Elektronický podpis žiadostí prostredníctvom SIGNI; KEP, resp. cez UPVS Slovensko.sk.

Generovanie stanovísk/vyrozumení/rozhodnutí

• Možnosť vytvorenia rôznych typov vyrozumení/ stanovísk podľa šablón a ich generovanie v podobe pdf., resp. word dokumentov; obsahujúcich údaje uvedené v jednotlivých formulároch (napr. v žiadosti o dotáciu, v priebežnej, resp. záverečnej správe, či v personalizovanom formulári.)
• Generovanie vyrozumení/ stanovísk/ rozhodnutí (podobne ako zmlúv) k žiadostiam;
• Možnosť úpravy už vygenerovaných rozhodnutí a nahratie upravených dokumentov.
• Odosielanie vygenerovaných stanovísk – hromadne, resp. individualizovane mailom;

Čerpanie podpory

• Nastavenie splátkového kalendára
• Sledovanie čerpania podpory

Monitoring

• —

Prijímanie priebežných a záverečných vyúčtovaní poskytnutej dotácie

• —

Finančná kontrola

• —

Funkcionality poskytované žiadateľovi

• Registrácia žiadateľa do programu cez potvrdenie linku zaslaného na email;
• Nepretržitý prístup do konta, ktoré obsahuje prehľad predložených žiadostí) prostredníctvom e-mailu a hesla (24/7);
• Intuitívne vypĺňanie formulára – žiadosti o dotáciu;
• Nepretržitý prístup k podporenému projektu, vzoru žiadosti o zmenu rozpočtu, formuláru pre vypracovanie záverečného vyúčtovania a iné;
• Tlač vyplneného formulára, resp. stiahnutia si žiadosti v pdf;
• Možnosť doplnenia projektu;
• Možnosť odoslania žiadosti o zmenu rozpočtu/ harmonogramu;
• Sledovanie v akom stave sa žiadosť / projekt nachádza;
• Prístup k zmluve;
• Vypĺňanie formulára priebežnej/ záverečnej správy/ vyúčtovania;
• Prehľad, úložisko a evidencia finančných dokladov.

Naviac práce

• —