V eGRANTe je proces hodnotenia, schvaľovania, a zazmluvnenia navzájom prepojený.
To znamená, že ak chcete generovať a odosielať zmluvy, musia byť žiadosti najskôr schválené. Aby sa mohli žiadosti schváliť, musia byť najskôr ohodnotené.
Ak nehodnotíte žiadosti podľa kritérií
V prípade, že žiadosti nehodnotíte, môžete celý proces hodnotenia preskočiť a žiadosti posunúť do schvaľovania priamo.
V záložke „Žiadosti“ označte projekty, ktoré chcete posunúť do schvaľovania, a kliknite na tlačidlo „Poslať označené na schvaľovanie„.
Pre manažérov participácie
Pri správe participatívneho rozpočtu do tohto procesu vstupuje ešte proces hlasovania.
Viac informácií nájdete pod kategóriou „Participatívny rozpočet„.
V prípade záujmu o využívanie systému eGRANT na správu participatívneho rozpočtu nás kontaktujte.
Proces hodnotenia
Proces hodnotenia v systéme eGRANT prebieha nasledovne:
Najskôr si v záložke „Kritériá hodnotenia“ v menu na úrovni programu vytvorte kritériá, podľa ktorých sa budú odoslané žiadosti hodnotiť, a nastavte si spôsob spočítavania bodov (súčet alebo priemer) cez odkaz „Nastavenia hodnotenia„.
Žiadosti môžu byť ohodnotené len hodnotiteľmi, preto musíte najprv vytvoriť prístup aspoň jednému hodnotiteľovi v záložke „Správa hodnotiteľov“ v menu na úrovni organizácie.
Následne môžete žiadosti rozdeliť medzi hodnotiteľov (prípadne všetky žiadosti prideliť jednému hodnotiteľovi/ všetkým hodnotiteľom) v záložke „Žiadosti“ v menu na úrovni programu.
Ak majú všetky žiadosti, ktoré chcete hodnotiť, prideleného hodnotiteľa, môžete ich odoslať na hodnotenie.
Žiadateľom príde notifikačný email, že ich žiadosť postúpila do hodnotenia, a hodnotiteľom príde notifikácia, že majú žiadosť ohodnotiť.
Stav týchto žiadostí sa automaticky zmení na „NA HODNOTENIE“.
Hodnotiteľom sa po prihlásení do svojho účtu zobrazí zoznam žiadostí, ktoré im boli pridelené, a môžu ich začať hodnotiť.
Po ohodnotení sa žiadosti automaticky zobrazia v záložke „Schvaľovanie“ zoradené podľa celkového počtu bodov.
Pozor!
Aby sa žiadosť zobrazila v záložke „Schvaľovanie“, musí byť kompletne ohodnotená všetkými hodnotiteľmi, ktorí k nej boli priradení.
Ak je žiadosť kompletne ohodnotená, jej stav sa automaticky zmení na „OHODNOTENÁ“.
Proces schvaľovania
Proces schvaľovania v systéme eGRANT prebieha nasledovne:
V záložke „Schvaľovanie“ nájdete všetky ohodnotené žiadosti. V stĺpci „rozhodnutie“ vyberte pri každej žiadosti či bude schválená alebo zamietnutá.
Pri tých žiadostiach, ktorým ste v stĺpci „rozhodnutie“ vybrali „SCHVÁLENÁ“, sa v stĺpci „schválená suma“ otvorí políčko na vpísanie sumy navrhovanej na schválenie.
Ak je rozhodnutie o schválených/ zamietnutých žiadostiach a navrhovaných sumách finálne, môžete kliknúť na tlačidlo „POTVRDIŤ SCHVÁLENIE“ – žiadateľom sa odošle notifikácia o schválení/ zamietnutí a v tejto záložke už nebudete môcť vykonať zmeny.
